Digitalizacja dokumentacji: jak CPI Property Group przeniosło ponad 300 segregatorów do BinderLess?
- Klaudia Żmijewska
- 20 lis 2024
- 7 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 23 maj
Digitalizacja dokumentacji w nieruchomościach to już nie przyszłość, lecz standard. W artykule pokazujemy, jak CPI Property Group, właściciel Warsaw Financial Center, przeniosło ponad 300 segregatorów dokumentów do cyfrowego archiwum BinderLess. Dowiedz się, jak przebiegał proces digitalizacji, jakie technologie (OCR, AI, NLP) go wspierały oraz jakie korzyści – od oszczędności czasu po wzrost wartości inwestycji – przyniosło wdrożenie platformy CDE. To praktyczny case study dla firm, które chcą uporządkować swoją dokumentację i usprawnić zarządzanie nieruchomościami.
Dlaczego digitalizacja dokumentacji budowlanej staje się standardem?
Problemy z tradycyjnym archiwum dokumentacji
Choć papierowe archiwa przez dekady były podstawą zarządzania dokumentacją budowlaną, dziś coraz wyraźniej widać ich ograniczenia. Właściciele i zarządcy nieruchomości często zmagają się z segregatorami wypełnionymi dokumentami, które zajmują dziesiątki metrów kwadratowych. Taka forma przechowywania informacji jest nie tylko niepraktyczna, ale także podatna na błędy i zagubienia danych.
Dostęp do konkretnego dokumentu wymaga przeszukiwania fizycznych teczek – co oznacza stracony czas i zwiększone ryzyko pomyłek. Brakuje również możliwości szybkiego filtrowania, porównywania czy udostępniania plików osobom trzecim. W kontekście budynków komercyjnych, gdzie liczy się sprawność działania i szybka reakcja na usterki czy potrzeby najemców, to poważne ograniczenie.
Dodatkowo, archiwum papierowe nie oferuje żadnych funkcji bezpieczeństwa znanych z rozwiązań cyfrowych – takich jak kopie zapasowe, kontrola dostępu czy historia zmian. W praktyce oznacza to, że kiedy ktoś wypożycza dokument z fizycznego archiwum i zapomni go zwrócić, tracimy do niego dostęp – bez żadnej gwarancji odzyskania. W tradycyjnym systemie nie mamy nad tym kontroli, a brak cyfrowej kopii może okazać się kosztowny i czasochłonny.
Digitalizacja dokumentacji staje się więc nie tylko kwestią wygody, ale wręcz koniecznością w nowoczesnym zarządzaniu nieruchomościami.
Rola digitalizacji dokumentacji w zarządzaniu nieruchomościami
W obliczu ograniczeń tradycyjnych archiwów coraz więcej firm z sektora nieruchomości sięga po digitalizację dokumentacji jako narzędzie do poprawy efektywności zarządzania. Przekształcenie dokumentów papierowych w cyfrowe to nie tylko sposób na odzyskanie fizycznej przestrzeni – to przede wszystkim inwestycja w dostępność, bezpieczeństwo i porządek.
Dzięki digitalizacji dane techniczne, protokoły odbiorowe, umowy z wykonawcami czy schematy instalacji stają się łatwo dostępne z poziomu jednego systemu, niezależnie od lokalizacji użytkownika. Zarządcy mogą szybciej reagować na zgłoszenia, planować przeglądy techniczne, a także sprawniej odpowiadać na potrzeby najemców.
Co więcej, digitalizacja dokumentacji umożliwia wykorzystanie narzędzi takich jak wyszukiwanie kontekstowe, automatyczne kategoryzowanie czy przypisywanie metadanych, co przyspiesza pracę i ogranicza ryzyko błędów. W długofalowej perspektywie cyfrowe archiwum nie tylko wspiera codzienne działania operacyjne, ale także zwiększa wartość nieruchomości — pokazując, że jest ona zarządzana profesjonalnie i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
Czym są platformy CDE i jak wspierają digitalizację dokumentacji?
Aby proces digitalizacji dokumentacji był naprawdę skuteczny, nie wystarczy jedynie zeskanować dokumenty — potrzebne jest jeszcze odpowiednie środowisko do ich przechowywania, zarządzania i udostępniania. Takim rozwiązaniem są platformy CDE (Common Data Environment), które stanowią cyfrowe centrum dowodzenia dla całej dokumentacji budowlanej.
Platformy te wspierają zespoły w organizowaniu danych, automatyzują obieg dokumentów i umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zobacz nasz artykuł:
Digitalizacja dokumentacji w Warsaw Financial Center: jak zaczęła się współpraca z BinderLess?
Partnerstwo w ramach Startup Booster
Projekt digitalizacji dokumentacji Warsaw Financial Center powstał dzięki partnerstwu BinderLess i CPI Property Group w ramach programu Startup Booster, organizowanego przez Huge Thing i finansowanego z Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki. Celem inicjatywy jest łączenie innowacyjnych startupów z dużymi firmami, które szukają realnych rozwiązań dla swoich wyzwań operacyjnych.
Dla BinderLess udział w programie był szansą na przetestowanie technologii w wymagającym środowisku, a dla CPI – sposobem na wprowadzenie nowoczesnego podejścia do zarządzania dokumentacją. Współpraca rozpoczęła się od analizy istniejących zasobów, ustalenia celów i przygotowania planu digitalizacji, który był możliwy do wdrożenia w skali dużego budynku biurowego.
Dlaczego BinderLess?
BinderLess to platforma do zarządzania dokumentacją, która pozwala firmom przechodzić od papierowych segregatorów do uporządkowanych, cyfrowych archiwów. Łączy funkcje digitalizacji, klasyfikacji i automatycznego porządkowania dokumentów w jednym miejscu. Dzięki technologii OCR i AI użytkownicy szybko znajdują potrzebne informacje, bez konieczności ręcznego opisywania plików. Dla CPI Property Group oznaczało to realną oszczędność czasu i większą kontrolę nad dokumentacją w całym cyklu życia budynku.
Warsaw Financial Center – kontekst i skala projektu
Warsaw Financial Center to jeden z najbardziej rozpoznawalnych wieżowców w Warszawie, oddany do użytku w 1997 roku. Jako obiekt z długą historią eksploatacji, zgromadził ogromne archiwum dokumentacji – od projektów wykonawczych po protokoły odbiorów i dokumenty serwisowe. Szacunkowo zajmowało ono aż 60 m² powierzchni biurowej i mieściło się w ponad 300 segregatorach. CPI Property Group, jako właściciel budynku, postanowiło zdigitalizować całość dokumentacji, przenosząc ją na platformę BinderLess. Dzięki temu zyskali szybki i bezpieczny dostęp do danych niezbędnych w zarządzaniu nieruchomością.
Cele projektu digitalizacji dokumentacji
Zakres i liczby
Projekt realizowany wspólnie przez CPI Property Group i BinderLess objął kompleksową digitalizację dokumentacji zgromadzonej przez ponad 25 lat funkcjonowania Warsaw Financial Center. Zakres działań objął nie tylko samo skanowanie, ale również porządkowanie, klasyfikację i cyfrową archiwizację danych.
✅ Ponad 300 segregatorów przeniesionych do wersji cyfrowej
📄 59 000 zeskanowanych stron dokumentacji A4–A3
📐 3300 rysunków technicznych w formatach A2 i większych
Wszystkie dokumenty zostały osadzone w platformie BinderLess, która umożliwia łatwe wyszukiwanie, klasyfikowanie i bieżące zarządzanie nimi. Dzięki temu dokumentacja stała się natychmiast dostępna online – bez konieczności przeszukiwania fizycznego archiwum czy czekania na znalezienie potrzebnej teczki.
Technologie i automatyzacja (OCR, AI, NLP)
Sercem projektu digitalizacji dokumentacji Warsaw Financial Center są nowoczesne technologie, które umożliwiają nie tylko szybkie przekształcenie dokumentów papierowych na format cyfrowy, ale także ich inteligentne przetwarzanie. W BinderLess zastosowano kombinację OCR (Optical Character Recognition), AI (Artificial Intelligence) i NLP (Natural Language Processing).
Dzięki OCR możliwe było odczytanie tekstów z zeskanowanych stron – nawet tych mniej czytelnych – i zamiana ich na pliki edytowalne oraz możliwe do przeszukiwania. Następnie algorytmy AI i NLP przejęły kontrolę nad klasyfikacją i porządkowaniem danych. Dokumenty zostały automatycznie rozpoznane pod kątem rodzaju, treści oraz kontekstu, co znacząco przyspieszyło proces ich kategoryzacji i archiwizacji.
W efekcie powstało cyfrowe archiwum, które nie tylko odzwierciedla strukturę papierowego zbioru, ale wręcz ją usprawnia – pozwalając użytkownikom w kilka sekund znaleźć konkretne informacje, dokumenty wykonawców czy schematy techniczne.
Jak digitalizacja dokumentacji wpływa na wartość inwestycji?
Cyfrowe archiwum to dziś nie tylko wygoda, ale także realny czynnik wpływający na wartość nieruchomości. Dobrze zdigitalizowana i uporządkowana dokumentacja techniczna to silny atut przy sprzedaży lub refinansowaniu budynku – świadczy o transparentności, dbałości o szczegóły i gotowości do dalszych modernizacji.
Coraz częściej inwestorzy i fundusze oceniają nieruchomości również pod kątem dojrzałości cyfrowej. Budynki z dostępem do pełnej, uporządkowanej dokumentacji cyfrowej są postrzegane jako bardziej nowoczesne, bezpieczne i łatwiejsze w zarządzaniu, co naturalnie przekłada się na ich wartość rynkową.
Co zostało zrobione? Przebieg działań krok po kroku
Proces digitalizacji dokumentacji dla Warsaw Financial Center przebiegał w kilku etapach, z których każdy miał na celu uporządkowanie, zabezpieczenie i udostępnienie danych w nowoczesnej formie. Oto, jak wyglądał ten proces:
Skanowanie i porządkowanie 300+ segregatorów
Pierwszym kluczowym etapem projektu było zeskanowanie i uporządkowanie dokumentacji. Zespół BinderLess rozpoczął od digitalizacji dokumentów papierowych, które zajmowały ponad 60 m² powierzchni archiwum. Zeskanowano ponad 3300 rysunków technicznych w formacie A2+ oraz 4015 dokumentów A4-A3, co daje łącznie ponad 59 000 stron. Dla wielu z tych plików była to pierwsza kopia cyfrowa w historii budynku.
Proces ten wymagał precyzji i systematyczności, aby zachować kompletność i poprawność danych. Każda strona, od rysunków technicznych po umowy i protokoły, została dokładnie zeskanowana w wysokiej rozdzielczości. Następnie dokumenty zostały odpowiednio posegregowane i przygotowane do dalszej klasyfikacji cyfrowej, co pozwoliło na stworzenie uporządkowanej, łatwo dostępnej bazy danych gotowej do przeniesienia na platformę cyfrową BinderLess.
Klasyfikacja i archiwizacja danych online
Po zeskanowaniu dokumentów, każdy plik został poddany szczegółowej klasyfikacji. Nadano mu metatagi, które pozwoliły na wyodrębnienie i grupowanie dokumentów według kluczowych kryteriów takich jak branża, lokalizacja, sekcja, etap inwestycji czy inne istotne parametry. Dzięki temu możliwe stało się szybkie i precyzyjne wyszukiwanie potrzebnych informacji w ogromnym zbiorze danych.
Kolejnym krokiem było stworzenie przejrzystego drzewa kategorii, które zostało opracowane zgodnie z wymaganiami CPI Property Group oraz strukturą dokumentacji technicznej Warsaw Financial Center. Razem ustaliliśmy strukturę plików i sposób ich organizacji, tak aby odpowiadała specyficznym potrzebom zarządzania dokumentacją wieżowca.
Po uporządkowaniu i przypisaniu metatagów cyfrowe pliki zostały załadowane na platformę BinderLess. Taka cyfrowa organizacja dokumentów nie tylko ułatwia szybki dostęp do potrzebnych informacji, ale również zapewnia bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad wersjami plików. Archiwizacja online pozwala na wygodne zarządzanie dokumentacją z dowolnego miejsca i o każdej porze, co znacząco usprawnia pracę zespołów zarządzających nieruchomością.
Dostosowanie systemu do specyfiki Warsaw Financial Center
W trakcie realizacji projektu ściśle współpracowaliśmy z zespołem CPI Property Group, dzięki czemu BinderLess opracowało rozwiązania dedykowane specjalnie pod potrzeby tej organizacji. Powstała unikalna architektura informacji, zgodna ze standardami CPI PG Group, wraz ze zdefiniowaną strukturą metatagów, która umożliwia precyzyjne zarządzanie dokumentacją.
Stworzony szablon archiwum cyfrowego można efektywnie replikować w całej organizacji, co daje CPI możliwość wdrażania podobnych rozwiązań dla kolejnych budynków. Dla Warsaw Financial Center powstało więc cyfrowe archiwum online, które nie tylko porządkuje dokumenty, ale przede wszystkim podnosi wartość inwestycji.
Jak wykorzystać cyfrowe archiwum w praktyce?
Błyskawiczne przygotowanie paczek dokumentacji pod fit-outy
Eliminacja problemu zagubionych dokumentów
Kompleksowa, zweryfikowana dokumentacja dostępna w jednym miejscu
Możliwość łatwego przekazania gotowej dokumentacji odbiorowej do firm fit-outowych
Zwiększenie wartości budynku poprzez ułatwiony proces due diligence
Takie rozwiązanie znacząco usprawnia codzienne zarządzanie nieruchomością i wspiera efektywność działań zespołów odpowiedzialnych za jej utrzymanie.
Efekty digitalizacji dokumentacji w CPI Property Group
Zwiększenie wartości inwestycji
Digitalizacja dokumentacji to nie tylko porządek i wygoda — to realne wsparcie dla wartości nieruchomości. Dzięki uporządkowanemu i łatwo dostępnemu archiwum cyfrowemu Warsaw Financial Center zyskało na atrakcyjności podczas procesów due diligence oraz negocjacji z najemcami i inwestorami. Szybki dostęp do kompletnej, zweryfikowanej dokumentacji budowlanej podnosi poziom zaufania do zarządzania budynkiem, co przekłada się na wyższą wycenę i lepsze wyniki finansowe.
Usprawnienie komunikacji i obsługi usterek
Wdrożenie cyfrowej platformy pozwoliło na szybkie wyszukiwanie informacji o wykonawcach, specyfikacjach technicznych czy harmonogramach prac. Dzięki temu zespoły zarządzające budynkiem mogą błyskawicznie reagować na zgłoszenia usterek, co skraca czas ich usuwania i minimalizuje przestoje. Transparentność i łatwy dostęp do danych poprawiają współpracę z podwykonawcami oraz zwiększają efektywność codziennego zarządzania.
Oszczędność czasu
Digitalizacja i archiwizacja dokumentów w BinderLess pozwoliły znacząco zaoszczędzić czas pracowników na wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją. Praca z cyfrową dokumentacją odbywa się teraz z dowolnego miejsca, co podnosi elastyczność i wydajność zespołów.
Wnioski i inspiracja dla innych firm
Co zyskują firmy dzięki cyfrowemu archiwum?
Firmy, które zdecydują się na digitalizację dokumentacji, zyskują przede wszystkim pełną kontrolę nad swoimi danymi oraz znaczną poprawę efektywności operacyjnej. Cyfrowe archiwum pozwala na szybkie wyszukiwanie informacji, minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów i ułatwia współpracę między zespołami. Dodatkowo, uporządkowana i zweryfikowana dokumentacja podnosi wartość nieruchomości i poprawia komunikację z partnerami biznesowymi, co przekłada się na większą konkurencyjność na rynku.
Jak zacząć wdrażanie digitalizacji dokumentacji?
Wdrożenie digitalizacji warto zacząć od dokładnej analizy obecnego stanu archiwum i potrzeb organizacji. Kluczowe jest wybranie odpowiedniej platformy, która umożliwi nie tylko skanowanie, ale też automatyczną klasyfikację i łatwe zarządzanie dokumentami – jak BinderLess. Warto również współpracować z ekspertami, którzy pomogą dostosować system do specyfiki branży i firmy. Stopniowe wdrażanie i szkolenia pracowników pozwolą na sprawne przejście do pracy z cyfrową dokumentacją i maksymalizację korzyści z digitalizacji.
Comentarios