Proces budowy jest niczym wielowymiarowa układanka, w której niezbędne są zarówno fachowa wiedza, jak i skuteczna komunikacja. Osiągnięcie sukcesu wymaga zatem zdolności zarządzania obejmującego nie tylko efektywne koordynowanie działań podwykonawców i pracowników na placu budowy, ale także przepływu informacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Przyjrzyjmy się bliżej temu, dlaczego oba te aspekty są kluczowe dla właściwego zarządzania projektem budowlanym, jakie zagrożenia niesie ze sobą brak odpowiedniej komunikacji oraz na jakie metody prewencyjne warto postawić.
Bez skutecznej komunikacji projekt budowlany może stać w miejscu, a nawet całkowicie zakończyć się fiaskiem. Z drugie strony, właściwe prowadzona komunikacja, może znacząco zwiększyć efektywność i… oszczędności. Właśnie dlatego przedsiębiorstwa budowlane coraz częściej inwestują czas i zasoby w szkolenia i wyposażenie swoich inżynierów w narzędzia i rozwiązania, które zapewnią odpowiedni poziom komunikacji w całym zespole.
Co znaczy efektywna komunikacja w zarządzaniu procesem budowy?
Zarządzanie procesem budowy to przede wszystkim praca z ludźmi, a osiągnięcie wspólnego celu wymaga efektywnego współdziałania. Być może największym wyzwaniem z tym związanym jest stworzenie atmosfery pozwalającej na otwartą i szczerą komunikację, która pozwala na sprawne koordynowanie działań, rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji w sposób szybki i precyzyjny. W największym skrócie – efektywna komunikacja w zarządzaniu procesem budowy to pilnowanie, aby wszyscy zaangażowani w projekcie mieli dostęp do najważniejszych informacji we właściwym czasie. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie błędów, opóźnień i nieporozumień.
Zagrożenia wynikające ze złej komunikacji
Opóźnione dostawy materiałów i roboty dodatkowe to tylko niektóre z zagrożeń wynikających ze złej komunikacji podczas procesu budowy. Aż 50% generalnych wykonawców jest zmuszona przedłużyć końcowy termin oddania projektu przez złe zarządzanie komunikacją. Efekty zaniedbań w obszarze komunikacji mogą mieć dalekosiężne skutki:
negatywnie wpływają na relacje pomiędzy zamawiającym i wykonawcą
powodują konieczność uiszczenia kar umownych
dopuszczają przeprowadzenie projektu obarczonego dużą liczbą błędów.
Nieskuteczna lub błędna komunikacja może prowadzić do braku precyzyjnych informacji, a w rezultacie zainicjować tzw. efekt kuli śnieżnej. Budowa opóźniona o kilka dni, może spowodować istotne koszty finansowe związane ze zmianami harmonogramu pracy ekip i podwykonawców, czy koniecznością wynajmu maszyn na okres dłuższy niż planowano.
Zła komunikacja na placu budowy może także prowadzić do konfliktów między różnymi pracownikami lub zespołami, a także do powstawania nieporozumień. Kiedy informacje są przekazywane niejasno, a decyzje podejmowane są w sposób chaotyczny, może dochodzić do sytuacji, w których każdy pracownik ma inną wizję na realizację zadań lub nie jest pewien swoich obowiązków. Konflikty te nie tylko utrudniają codzienną pracę, ale również mogą negatywnie wpłynąć na atmosferę i relacje między pracownikami. To ostatnia rzecz, którą chcemy się przejmować, kiedy terminy gonią, a oddanie projektu zbliża się wielkimi krokami.
Skuteczne metody prewencyjne, czyli jak komunikować się skutecznie
Spotkania są zwykle jednym z ważniejszych elementów skutecznego zarządzania procesem budowy, dlatego trzeba się do nich dobrze przygotowywać. Co to oznacza?
Agenda: każde spotkanie powinno zawierać agendę, która określa kolejność tematów do omówienia. Dzięki temu łatwiej utrzymać porządek i zapewnić, że wszystkie ważne kwestie zostaną poruszone.
Czas trwania: spotkania powinny mieć jasno określone ograniczenie czasowe, które zmusza uczestników do skupienia się na najważniejszych zagadnieniach i uniknięcia zbaczania na poboczne tematy.
Uczestnicy: zapraszaj tylko te osoby, które są niezbędne do osiągnięcia celu spotkania.
Przygotowanie: dopilnuj, żeby uczestnicy przygotowali się do spotkania z wyprzedzeniem. Pozwoli to na bardziej konstruktywną dyskusję i efektywniejsze podejmowanie decyzji.
Decyzje i działania: zawsze podsumowywuj ustalenia i przydzielaj zadania do konkretnych osób. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co jest od nich oczekiwane i jakie są terminy.
Notatki: spisuj kluczowe punkty i decyzje podjęte podczas spotkania, a także zadania i osoby, które są za nie odpowiedzialne, dzięki temu łatwiej będzie śledzić postęp prac po spotkaniu.
Sprawdzanie postępów: po spotkaniu monitoruj realizację zadań i postępów, może to być pierwszy punkt na agendzie kolejnego spotkania. Dzięki temu w łatwy sposób skorygujesz błędy i zapewnisz skuteczność działań.
Pamiętaj, że efektywne spotkania wymagają zaangażowania wszystkich uczestników, a także umiejętności komunikacji i zarządzania zadaniami. Jeśli będziesz konsekwentnie stosować powyższe zasady, Twoje spotkania staną się bardziej produktywne, a osiąganie celów - bardziej efektywne.
Dobrze przygotowane spotkanie, podczas którego zespół rzeczowo omawia istotne zagadnienia, podejmuje decyzje w usystematyzowany sposób i jasno określa podział obowiązków – to tylko niektóre wskazówki, których warto się trzymać, aby uczynić komunikację w trakcie projektu bardziej efektywną. Dodatkowo, jeśli spotkania odbywają się cyklicznie, można szybciej identyfikować problemy i odpowiednio na nie reagować.
Niemniej w momencie, gdy proces budowy wymaga zaangażowania wielu osób, nie wszystko da się omówić na spotkaniu, nawet z bardzo dobrze określoną agendą. Istnieją jednak sposoby na to, by skutecznie zmniejszyć częstotliwość spotkań, a co więcej – uprawnić przy tym komunikację!
To możliwe dzięki zastosowaniu innowacyjnych „metod prewencyjnych”, w postaci narzędzi cyfrowych, takich jak platforma BinderLess, zapobiegających dezinformacji i usprawniających procesy decyzyjne. To rozwiązanie – stworzone dla projektów budowlanych, które często angażują zespoły pracujące na różnych placach budowy lub w różnych lokalizacjach – zapewnia obieg dokumentów pomiędzy inwestorem, a zewnętrznymi firmami w czasie rzeczywistym, usprawniając podejmowanie decyzji i umożliwiając na dostęp do najaktualniejszych informacji dla wszystkich, którzy powinni je znać.
Wprowadzenie narzędzi cyfrowych, takich jak BinderLess, do zarządzania projektem budowlanym, to wyraz nowoczesnego podejścia do spotkań i komunikacji, które pozwala na sprawniejsze i bardziej efektywne prowadzenie projektów budowlanych. Dzięki przeniesieniu części komunikacji do kanałów cyfrowych, projekty są realizowane szybciej, z większą satysfakcją dla wszystkich zaangażowanych stron.
Transparentne zarządzanie procesem budowy, nastawienie na współpracę, efektywność w działaniu oraz zapobieganie problemom są możliwe tylko za sprawą dobrze przemyślanej strategii komunikacji. W przeciwnym razie może dojść do wielu nieporozumień, nieprzewidzianych kosztów, a nawet do unieważnienia kontraktu. Warto pamiętać, że właściwa i dobrze zorganizowana komunikacja to najlepsza droga do osiągnięcie zakładanego celu w założonym terminie.