Spróbujmy sobie wyobrazić, jak mogłyby przebiegać inwestycje, gdyby wszyscy uczestnicy projektów budowlanych zyskali dodatkowo 30% czasu. Ta kusząca wizja wcale nie musi pozostawać w sferze marzeń. To całkiem realna opcja. O ile tylko korzysta się z odpowiednich narzędzi online.
Czas to pieniÄ…dz
W dzisiejszych czasach, kiedy każda minuta liczy się równie mocno, jak każdy grosz, dlatego optymalne zarządzanie czasem jest kluczowym elementem sukcesu w biznesie.
Branża budowlana nie jest tutaj wyjątkiem. Skomplikowane procesy lubią się przedłużać, a każda błędna decyzja prowadząca do opóźnień może mieć poważne konsekwencje. Mimo tego, że w projektach budowlanych jest to dość powszechne, firmy nadal próbują zapobiegać niezadowoleniu klientów, zwiększaniu wydatków i stratom finansowym. Dlatego właśnie warto wiedzieć jak efektywnie zarządzać czasem.
Kosztowne opóźnienia
Z badania przeprowadzonego przez Plan Radar, w którym uczestniczyło ponad 2500 firm z całej Europy, wynika, że aż 11% całkowitych kosztów projektu jest generowanych przez przeróbki i poprawki budowlane. Czy dodatkowe 30% czasu wpłynęłoby pozytywnie na przebieg inwestycji i mniejszą liczbę błędów? Przyjrzymy się praktycznym sposobom zarządzania czasem w projektach budowlanych, problemom wynikającym z opóźnień i sposobom na to, jak im zaradzić.
5 kroków do optymalnego zarządzania czasem
Planowanie
Najczęściej popełnianym błędem w branży budowlanej jest patrzenie na harmonogram rzeczowo-finansowy jak na coś niezmiennego. Pierwszym krokiem do optymalnego zarządzania czasem powinno być ogólne zaplanowanie etapów prac i doprecyzowanie tych zadań, które przypadają w najbliższej przyszłości - np. w kolejnym kwartale.
Planowanie etapami, daje możliwość lepszego odpowiadania na opóźnienia, które powstają w czasie prowadzenia budowy, to także łatwiejsze zarządzanie priorytetowością zadań. Dzięki temu można nadrobić powstałe opóźnienia lub uniknąć nałożenia się na siebie różnych prac. Ostatnim elementem, o którym należy pamiętać jest jasny podział obowiązków i przypisanie ich do odpowiednich pracowników.
Współpraca zewnętrzna
Wiele firm budowlanych wchodzi w relacje z zewnętrznymi podmiotami, takimi jak projektanci czy podwykonawcy. Taka współpraca może przynieść szereg korzyści, ale wymaga odpowiedniego przygotowania.
Najważniejsze jest zrozumienie wzajemnych oczekiwań na początku projektu, a także sprawna komunikacja pomiędzy stronami. Wymiana informacji powinna być transparentna, szczególnie w przypadku problemów, które mogą mieć wpływ na czas realizacji projektu. Informacje o postępach prac i zmianach powinny być łatwo dostępne dla całego zespołu, tak, żeby każdy był na bieżąco z tym co dzieje się na budowie.
ZarzÄ…dzanie dokumentacjÄ…
Osoby pracujące w branży budowlanej mają codziennie do czynienia z dużą ilością dokumentacji, takiej jak projekty, umowy czy kosztorysy. Obieg tych dokumentów może znacząco wpłynąć na czas realizacji inwestycji. Szczególnie, że najbardziej uciążliwym elementem procesu akceptacji dokumentów jest pilnowanie terminów i przypominanie o nich odpowiednim osobom.
W przypadku obiegu dokumentów warto skorzystać z narzędzi, które mogą odciążyć inżynierów w ich biurokratycznych obowiązkach. Ciekawym rozwiązaniem jest platforma do zarządzania dokumentacją projektową BinderLess, z której usług mogą korzystać wszyscy uczestnicy inwestycji z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
Platforma BinderLess umożliwia także przechowywanie, udostępnianie i zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów, takimi jak rysunki techniczne, umowy, specyfikacje czy raporty. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje są zawsze pod ręką, co ułatwia i przyspiesza pracę oraz eliminuje ryzyko utraty ważnych dokumentów. BinderLess dba także o czasowość podejmowanych decyzji i łatwe wyszukiwanie informacji w bazie danych.
Automatyzacja procesów
Coraz więcej przedsiębiorców budowlanych decyduje się na automatyzację procesów, które wiążą się z zarządzaniem czasem. Automatyzacja tych procesów, takich jak fakturowanie czy zarządzanie projektami, pozwala na oszczędność przenoszenia danych między różnymi programami i aplikacjami. Dzięki temu oszczędza się dużo czasu i minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Automatyzacja pozwala na scentralizowane zarządzanie procesami z jednego miejsca, co daje pełniejszą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Badanie efektywności pracy
Ostatnią, ale równie ważną częścią optymalnego zarządzania czasem jest regularna ocena i analiza efektywności pracy. Dzięki tej wiedzy można wskazać obszary, w których należy ulepszyć procesy i zarządzanie czasem. Ocena skuteczności może prowadzić do dalszej automatyzacji, wprowadzenia kolejnych narzędzi online, innych mechanizmów poprawy efektywności lub korekty w harmonogramie pracy. Regularna analiza daje też możliwość poszukiwania bardziej innowacyjnych sposobów na zarządzanie czasem.
Dodatkowe 30% czasu w projektach budowlanych, uzyskane dzięki zastosowaniu narzędzi online, stanowi niezwykłą możliwość optymalizacji zarządzania czasem. Poprawiając planowanie, komunikację, zarządzanie ryzykiem, monitorowanie postępu i współpracę zespołową, można skutecznie zapobiegać opóźnieniom, a tym samym kończyć projekty w terminie i w założonym budżecie.